Что такое бизнес процесс

Карта бизнес процессов – это карта процессов на вашем предприятии. Как и в любой карте здесь есть адрес каждого процесса, но для того, чтобы легко найти необходимый вам процесс, все процессы надо предварительно классифицировать и идентифицировать.

Что такое бизнес процесс. Любая деятельность, результатом которой является нечто, имеющее для вас ценность – бизнес процесс. Если эту деятельность вы можете разложить на отдельные шаги, объяснить их и предложить кому то другому их выполнить, поздравляю, вы описали бизнес процесс. Вы можете самостоятельно выполнить весь бизнес процесс от начала до конца, а можете организовать процесс так, чтобы шаги бизнес процесса выполнялись параллельно, одновременно несколькими участниками процесса.

Еще в 1776 году Адам Смит в своей работе «Исследование о природе и причинах богатства народов» дал определение разделения труда на примере булавочной фабрики. Некоторое число специализированных рабочих, выполняющих по одному этапу в производстве булавки, может изготовить в день гораздо больше булавок, чем такое же число рабочих общего профиля, делающих булавки каждый от начала и до конца.

Смит пишет: «Один тянет проволоку, другой выпрямляет ее, третий обрезает, четвертый заостряет конец, пятый обтачивает один конец для насаживания головки; изготовление самой головки требует двух или трех самостоятельных операций; насадка ее составляет особую операцию, полировка булавки – другую; самостоятельной операцией является даже завертывание готовых булавок в пакетики».

Смит описал небольшую фабрику, где работало всего десять человек, но каждый из них выполнял лишь одну-две из 18 специализированных задач в производстве булавки. «Эти десять человек вырабатывали свыше 48 тыс. булавок в день. Но если бы все они работали в одиночку, независимо друг от друга, и не были приучены к этой специальной работе, то, несомненно, ни один из них не смог бы сделать и двадцати, а может быть, даже и одной булавки в день».

Процессом может быть все, что угодно. Когда вы готовите еду, это процесс, встаете утром, закрываете дверь, идете на работу – все это процессы. Повторяющиеся действия и результат, важный для вас – это процесс. Если посмотреть внимательно на каждый основной (тот, что приносит вам конкретный результат) процесс, вы обнаружите, что этот процесс не мог бы быть осуществлен, если бы вы до этого не выполнили другие, вспомогательные процессы.

Для приготовления пищи вам необходимо сначала приобрести производственные ресурсы (плита, холодильник), запастись продуктами и т.д. Одно и то же блюдо вы можете приготовить дома или сходить в ресторан. Один и тот же результат достигается с помощью разных процессов, которые зависят от наличия у вас определенных целей и ресурсов (возможностей).

Итог взаимодействия процессов – результат, после расчетов – результат в денежном выражении. Процессы можно разделить на седующие типы – процессы развития, поддержки, основные процессы, процессы контроля качества и процессы расчетов. Часто выделяют процессы управления, но я с этими поцессами не согласна, считаю, что абстрактное управление без конкретного результата – это неправильные процессы, поэтому вместо процессов управления я ввожу группу процессов – качество.  Процессы управления должны быть «встроены» в каждую группу процессов  основных и вспомогательных процессов.

Процессы развития – это процессы разработки стратегии и планирование развития определенного вида деятельности.  Процессы поддержки – это  процессы обеспечения, обслуживания и сопровождения других, более важных процессов.

Основные или как их иногда называют операционные процессы – это процессы, обеспечивающие конкретный результат для предприятия.  После  расчета этот результат выражается в денежной форме.  Вы можете провести анализ процессов вашего предприятия  – выделены ли у вас процессы развития, качества и поддержки.  Отсутствие таких типов процессов  – сигнал того, что у вас на предприятии нет ответственных  за развитие, качество и поддержку вашего бизнеса. Эти вспомогательные процессы должны присутствовать в вашей КАРТЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ  и эффективно взаимодействовать с основными процессами.

Такая классификация по типам процессов применима для любого вида деятельности. Но лучше эти виды деятельности разделить на составляющие , тогда основные и вспомогательные  процессы будут относиться к одной составляющей и мы, таким образом, более четко можем классифицировать группы процессов.  В деятельности предприятия можно выделить следующие составляющие: клиенты, поставщики, ресурсы, продукты, предприятие.  Процессы, связанные с деятельностью, направленной на улучшение работы предприятия, повышение его имиджа и стоимости, эти процессы имеют более глубокую иерархию, поэтому будут сгруппиованы иначе чем процессы, связанные с клиентами, поставщиками, продуктами и ресурсами.

Такое разделение на составляющие полностью согласуется с ССП – Сбалансированной Системой Показателей (Balanced Scorecard – BSC) и позволяет разрабатывать ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicator – KPI)  с учетом воздействия процессов поддержки, развития, качества на основные процессы. Процессная  организационная структура позволяет определить  ответственных по каждой составляющей в разрезе всех типов процессов. В этом случае бонус на основании  KPI будет рассчитываться с учетом влияния на результат не только основных, но и вспомогательных процессов.

Для примера возьмем одну составляющую, например, поставки (поставщики, партнеры, субподрядчики),   и посмотрим, как  будет разворачиваться в иерархию эта группа бизнес процессов.

Бизнес процессы РАЗВИТИЯ:

• Разработка стратегии поставок
• Разработка цепочки поставок
• Управление эффективностью поставщика

Бизнес процессы ПОДДЕРЖКИ:

• Автоматизация реестра поставщиков
• Автоматизация тендеров
• Автоматизация расчетов с поставщиком

ОСНОВНЫЕ бизнес процессы:

• Разработка требований к поставщику и его продукту (услуге)
• Поиск поставщика с лучшим предложением
• Приглашение поставщика к участию в тендере
• Получение и оценка предложений от поставщика
• Выбор поставщика
• Оформление соглашения (договора) с поставщиком

Бизнес процессы КАЧЕСТВА:

• Мониторинг качества продукта (услуги) поставщика
• Управление претензиями к поставщику

Бизнес процессы РАСЧЕТОВ:

• Оценка возврата инвестиций в поставщика
• Сдача – приемка продукта (услуги) от поставщика
• Получение и оценка счета от поставщика
• Согласование и утверждение счета от поставщика

Если вы обратили внимание,  в этом списке процессов отсутствуют процессы самой закупки и размещения товаров на складах. Эти процессы будут отображены как внутренние процессы логистики  – в карте бизнес процессов это составляющая предприятие, группа  процессов управление финансами и активами. Почему процессы организованы именно так? Если бы мы добавили в составляющую поставщики  внутренние процессы логистики, нам бы потребовалось для поставщиков услуг, партнеров или субподрядчиков организовывать  новые процессы, отличающиеся от процессов, связанных с поставщиками товаров.

Именно  предложенная выше система классификации позволяет работать по одним и тем же процессам, как с поставщиками товаров, так и с поставщиками услуг, субподрядчиками и партнерами.  И переходить к внутренним процессам оформления заявки на закупку и размещения поступивших товаров на складах.  Для субподрядчиков и поставщиков услуг внутренние процессы будут другими.

Такая система организации карты бизнес процессов  дает возможность  использовать одни и те же процессы для разных субъектов бизнеса, что уменьшает количество процессов и позволяет сосредоточиться на качестве процессов, а не на их количестве.  Хаос в процессах создается там, где на каждый случай разрабатывается свой процесс.

КАРТА БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ и предложенная система классификации позволяет вам оптимально организовывать процессы вашего предприятия.

Автор и тренер: Тарасенко Марина Викторовна