Для удобства процессы группы управления персоналом разбиты на такие подгруппы:
- Стратегия и планирование
- Подбор и найм персонала
- Администрирование и учет персонала
- Развитие и обучение персонала
- Управление трудовыми отношениями
- Управление рабочим временем
- Расчет заработной платы
- Выплаты
Вы можете разработать свою систему классификации. Главное – не забывайте присваивать группам и процессам адреса. Без идентификации процессов вы быстро в них запутаетесь. Я, для упрощения текста, нумеровать процессы не буду. Знак «/» ставлю, когда лень писать «или». Жирным шрифтом – название группы процессов.
Стратегия и планирование: Разработка стратегии в области подбора и высвобождения персонала -> Разработка / пересмотр требований к новым / существующим должностям -> Разработка / пересмотр системы оплаты и мотивации -> Планирование социального пакета -> Разработка, согласование, утверждение новой штатной структуры предприятия -> Планирование мероприятий по улучшению условий труда -> Планирование фонда оплаты труда -> Контроль исполнения бюджета расходов на персонал
Подбор и найм персонала: Планирование численности персонала -> Публикация вакансии -> Поиск кандидатов -> Формирование списка кандидатов -> Проведение собеседований -> Оценка и отбор кандидатов -> Оформление документов о найме на работу -> Допуск к работе -> Мониторинг испытательного срока
Администрирование и учет персонала: Ввод и корректировка персональных данных -> Управление кадровыми операциями (назначение, перемещение, увольнение и т.п.) -> Управление назначениями (персональные оклады, доплаты и надбавки) -> Корректировка штатной структуры (удаление / добавление подразделения / штатной единицы)
Развитие и обучение персонала: Аттестация персонала -> Оценка результатов аттестации -> Планирование и организация процесса обучения -> Обучение работников (без отрыва / с отрывом от производства) -> Администрирование процесса обучения -> Анализ результатов обучения -> Организационные выводы
Управление трудовыми отношениями: Оформление коллективного / трудового договора -> Администрирование социального пакета -> Администрирование условий труда -> Администрирование дисциплинарных взысканий / поощрений -> Администрирование займов работнику -> Оформление документов на назначение государственной пенсии
Управление рабочим временем: Нормирование рабочего времени (графики, смены, нормы) -> Планирование отклонений от нормированного рабочего времени (командировка, отпуск, работа в выходной и т.п.) -> Передача данных по отклонениям из других модулей (командировки, проекты, листок нетрудоспособности, отпуск и т.п.) в табель -> Контроль и корректировка табеля -> Закрытие табеля -> Передача данных для расчета заработной платы
Расчет заработной платы: Получение данных из табеля -> Ввод и корректировка данных для разовых начислений / удержаний -> Расчет периодических начислений / удержаний -> Расчет аванса -> Расчет заработной платы -> Расчет оплаты по отклонениям (командировки, отпуска, сверхурочные и т.п.) -> Расчет выплат по социальному пакету -> Погашение займов -> Окончательный расчет при увольнении -> Формирование проводок по заработной плате
Выплаты (через банк / кассу / почту): Выплата заработной платы -> Межрасчетные выплаты -> Выплаты окончательного расчета при увольнении сотрудника
Давайте разберемся, так ли уж нужны на предприятии эти процессы.
Группа процессов Стратегия и планирование.
Знаю, не любят у нас разрабатывать стратегии, особенно по персоналу. Процесс «Разработка стратегии в области подбора и высвобождения персонала» на многих предприятиях не работает. Хотя наличие осмысленной позиции по поиску, найму и увольнению сотрудников может уберечь вас от ситуации, когда на предприятии всем заправляют финансисты и консультанты. Они любят сокращать расходы предприятия за счет увольнения производственного персонала, то есть тех, кто реально что-то делает и выдает результат. Чем хуже дела на предприятии, тем больше требуется консультантов – советовать, что делать, и финансистов – считать, сколько стоят эти советы и как эту сумму уменьшить. Замкнутый круг. Грустно.
Процесс разработки требований к должности присутствует, надеюсь, на всех предприятиях. Интересно, на вашем предприятии, эти требования разрабатываются, «до» или «после» приема сотрудника на работу. Если на вашем предприятии требования к должности разрабатываются «до» приема сотрудника на работу и соответствуют реальным потребностям предприятия, тогда вы можете включить описание этих требований не только в вакансию, но и в должностную инструкцию, а также в планы повышения квалификации или обучения. Или связать эти требования с надбавками / доплатами, рабочим местом, показателями эффективности, резервом под проекты и т.д. и т.п. Считаю этот процесс «Разработка / пересмотр требований к новым / существующим должностям» полезным и необходимым. Особенно, если требования разрабатывает квалифицированный специалист совместно с руководителем, а не сотрудник отдела кадров.
По поводу процессов «Разработка / пересмотр системы оплаты и мотивации» и «Планирование социального пакета». Сейчас на многих предприятиях сложилась уникальная ситуация, когда разработке системы мотивации (включая социальный пакет) уделяют больше внимания, чем системе оплаты. Сотруднику устанавливают минимальный оклад и «мотивируют» компенсациями за еду, страховку, мобильный, бензин, машину и т.д. Не знаю, может быть так легче управлять персоналом. Если на предприятии внедрена Система Сбалансированных Показателей, мотивация может зашкалить до очень крупных сумм. Чтобы получить максимум, работник должен уметь добиваться высоких значений показателей и «пробить» для себя хороший социальный пакет. Важность этих процессов несомненна.
«Разработка, согласование, утверждение новой штатной структуры предприятия» является стандартным процессом, подробнее я остановлюсь на этом процессе позже, когда буду писать о процессах документооборота и интеграции с другими системами. Если хотите развлечься или разнообразить свои отношения с начальством – можете ваши единицы штатной структуры сопоставить с процессами из карты бизнес процессов и тем самым определить, кто за что отвечает.
Процесс «Планирование мероприятий по улучшению условий труда». Я лично не встречала предприятие, где вели бы учет всех рабочих мест и условий работы на этих местах. На самом деле это очень полезная штука. Можно вести список типовых рабочих мест, «привязав» к ним инфраструктуру (технику, коммуникации), условия работы, требования к должности и виды компенсаций (за вредные условия). При планировании или изменении штатной структуры вам легко будет рассчитать объем денежных средств, необходимых для оснащения рабочего места. И путаницы с компенсациями за условия труда не будет. Легко делаем аттестацию рабочих мест и все, что связано с безопасностью труда, будет проще вести.
Процесс «Планирование фонда оплаты труда» самый важный для работодателя. Сколько надо заплатить своим работникам, включая постоянные компенсации и надбавки. Рассчитать бюджет оплаты труда не сложно, если вы аккуратно ведете штатное расписание и к каждой штатной единице «привязаны» соответствующие элементы оплаты труда, суммы и правила их начисления. План вы можете сравнить с фактом, если корректно назначили своим работникам те же самые элементы. Считаем фактическую оплату труда в разрезе этих самых элементов и сравниваем с бюджетом.
Вот и все про планирование.
Группа процессов: Подбор и найм персонала
Процессы не очень интересные, но надо помнить, что планирование численности персонала логически вытекает из результатов работы группы процессов Стратегия и планирование. Разница между новой и старой штатной структурой равна количеству новых сотрудников или количеству старых сотрудников к увольнению. С увольнением понятно. Это называется – «реорганизация предприятия» – и мы уходим в группу процессов Администрирование и учет персонала. Если надо икать новых работников, сначала смотрим наши требования к вакансии, ищем, есть ли кто им соответствующий, в резерве. Если там никого не находим – запускаем вакансию (в народ, рекрутинговую фирму или на сайт). Регистрируем отклики. Изучаем резюме. Или сами ходим с большим объявлением «кому нужна работа» – ищем кандидатов. Или нам их приводят. Собеседования. Оцениваем. Выбираем. Оформляем. Точка.
Группа процессов: Администрирование и учет персонала
Вводим персональные данные сотрудника (иногда в базу заносят данные кандидатов, и они там хранятся как резерв), указываем должность, оклады, доплаты и т.п., стандартный график работы или норму выработки – и все, можем получать зарплату. Все перемещения, изменения, увольнения вносятся в личную карточку сотрудника как кадровые операции. В эту группу я также включила процессы корректировки штатной структуры без изменения численности персонала – слияние, реорганизация подразделений, отделов, департаментов и т.п.
Группа процессов: Развитие и обучение персонала
Здесь интереснее. Во-первых, я не понимаю, почему на предприятиях обучение рассматривают как элемент социального пакета, а не как производственную необходимость. Аттестация персонала уходит в небытие. А как могло бы быть красиво: провели аттестацию, у кого несоответствие требованиям в сторону их отсутствия – или увольнять, или обучать, или понижать. Кто соответствует требованиям – или обучать, а потом повышать или перемещать / увольнять. Вот. Если убрать аттестацию – все остальное как всегда. Планируем обучение (с отрывом или без). Если сами проводим обучение – планируем преподавателя, расписание, загрузку, помещения, раздаточные материалы. Проводим обучение. Обязательно, после обучения, выясняем, чему же их там научили. И организационные выводы – повышаем должность / оклад. Это если мы действительно развиваем потенциал сотрудников. Иначе – уйдут.
Группа процессов: Управление трудовыми отношениями
В эту группу я включила все процессы с признаками правового урегулирования. Это оформление коллективного / трудового договора, администрирование социального пакета, условий труда, дисциплинарных взысканий / поощрений, займов работнику. И оформление документов на назначение государственной пенсии. Например. Администрирование социального пакета – назначаем, отменяем назначение, ведем учет и оформляем документы на всякую вкуснятину типа медицинской страховки, дотации на отдых, проезд, питание, предоставление служебного автомобиля, мобильного, оплату детских садов и яслей, тренажерных залов и бассейнов, негосударственное пенсионное страхование и т.д. и т.п. Администрирование условий труда включает в себя процессы: Аттестацию рабочих мест -> Инструктаж по технике безопасности (первичный, повторный, внеочередной) -> Регистрацию и учет несчастных случаев на предприятии -> Планирование и учет результатов проведения периодических медицинских осмотров -> т.д.
Группа процессов: Управление рабочим временем
Учет рабочего времени чаще всего осуществляется методом учета отклонений. Сотруднику при приеме на работу (или перемещении на новое место работы) назначается норма – стандартный график работы (смена) со всеми положенными выходными и праздниками. Табель сотрудника по умолчанию заполняется стандартными значениями. В случае отклонения от нормы, например, болезнь, командировка и т.п., в соответствующий день стандартная отметка заменяется отметкой отклонения.
Есть очень интересное отклонение – работа на проекте. То есть сотрудник часть времени работает «по окладу», а часть – на проекте. Иногда определенные виды работ на проекте имеют свою расценку (расчет оплаты типа сдельной системы). Поэтому система «Управление проектами» должна уметь передавать в табель не только время работы на проекте, но и расценку за этот вид работ.
В эту группу я включила процессы контроля и корректировки табеля, а также его закрытие (после закрытия табель нельзя корректировать). После того как табель «закроют» данные из группы процессов Управление рабочим временем передаются в группу Расчет заработной платы.
Группа процессов: Расчет заработной платы.
В эту группу включены следующие процессы:
- Получение данных из табеля
- Ввод и корректировка данных для разовых начислений / удержаний
- Расчет периодических начислений / удержаний
- Расчет аванса
- Расчет заработной платы
- Расчет оплаты по отклонениям (командировки, отпуска, сверхурочные и т.п.)
- Расчет выплат по социальному пакету
- Погашение займов
- Окончательный расчет при увольнении
- Формирование проводок по заработной плате
В группу процессов: Выплаты
я включила процессы выплаты заработной платы и межрасчетные выплаты через банк, кассу или почту. Межрасчетные выплаты – авансы или начисления (больничные, отпуска, премии и т.п.), выдаваемые в межрасчетный период отдельно от суммы заработной платы. И отдельно процесс выплаты по окончательному расчету при увольнении.
Вот такие процессы Управления персоналом.
Я не ставлю цель перечислить все существующие процессы предприятия. Я хочу показать подход к разработке карты бизнес процессов на нижнем уровне. Если у вас описаны все эти процессы, вы можете оценить, как они выполняются, улучшить их, автоматизировать.
Если вы будете автоматизировать отдельную группу процессов – карта бизнес процессов подскажет вам, с какими другими процессами должна будет взаимодействовать система.