Бизнес процессы на примере документооборота

Возьмем составляющую предприятие. Блок “управление эффективностью предприятия” можно развернуть в такую вот иерархию:

Управление эффективностью предприятия

Как видно из этой картинки, в блоке “управление эффективностью предприятия” содержатся группы процессов, в том числе “документооборот и контроль исполнительской дисциплины”.

Каждый процесс можно представить в виде определенной последовательности шагов. Процесс можно описать различными способами или нотациями. Нотация (формат описания бизнес-процесса) – совокупность графических объектов, используемых в моделях бизнес процессов, и правил по моделированию. Приведу несколько примеров нотаций.

IDEF0 – используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов, схемы выполнения процесса в общем виде. Бизнес процесс отображается в виде прямоугольника со стрелками. Скажу честно, формат IDEF0 достаточно сложен для понимания, лучше использовать эту нотацию, когда все ваши процессы вычищены и стабильно работают. Устоявшиеся процессы можно описать с помощью IDEF0. При разработке процессов – менять все эти стрелочки, потоки данных, перемещающиеся от одного процесса к другому, поддерживать описание процессов в актуальном состоянии в нотации IDEF очень трудоемко.

Бизнес процессы на примере документооборота

вход  – это документ, какая то информация или товарно-материальные ценности (ТМЦ) поступление которых инициирует, запускает процесс;

выход – это результат процесса, преобразованная информация (документ) или ТМЦ;

управление – это информация или документ, регламентирующий данный процесс, то есть документ с инструкцией как должен выполняться бизнес-процесс.

механизм – то, что преобразовывает вход в выход: подразделения, сотрудники (роли) или программное обеспечение, например, один шаг процесса выполняется в 1С, а другой шаг в SAP.

IDEF3 – используется  для построения процессов нижнего уровня,  верхний уровень отображается при помощи IDEF0, нижний – IDEF3. В IDEF3, в отличие от IDEF0 в нотации не указывается управление  и механизм бизнес-процесса, зато отображается очередность выполнения работ, очень похожа на FlowChart, только строится процесс не сверху вниз, а слева направо. В нотации используются математические обозначения логических операций, что не всегда понятно заказчику.

EPC (Event-Driven Process Chain), событийная цепочка процессов – нотация отображения хода выполнения процесса, ключевыми элементами которой являются События и Функции. Каждая функция (шаг процесса) создает событие, это событие инициирует следующий шаг или другой процесс. Я использовала эту нотацию, когда работала с ARIS. Мое мнение – замучаешься придумывать эти события после каждого шага, хотя для формализации процесса это полезно. В этой нотации куча  графических обозначений для документов, подразделений, потоков данных, информационных систем и т.д. Хотя с событиями они переборщили, ARIS мне понравился, удобно хранить иерархию процессов и есть возможность описать организационную структуру и структуру программного обеспечения. Это дает возможность «связать» шаг процесса с подразделением (должностью) и системой (модулем, функцией). ARIS хороший, но дорогой инструмент – время и стоимость разработки процессов увеличивается в несколько раз, но результат того стоит. Разрабатывать процессы в нотации EPC вручную, не в  ARIS, я бы не стала.

BPMN (Business Process Model and Notation) – используется для детального описания алгоритма выполнения процесса. Нотация позволяет описывать сложные логические последовательности и поэтому ее часто используют для задач последующей автоматизации бизнес-процессов.  Я использовала эту нотацию, требование было от заказчика, но она мне не понравилась, BPMN чем то похоже на EPC, но в ней участники процесса развернуты в дорожки, то есть это и не функциональная блок схема (о ней ниже) и не EPC, ни то ни се.  Конечно, если надо показать, как тяжело разрабатывать процессы – BPMN самое то.

FlowChart — блок схема. Самая удобная и простая нотация.  Есть простая  (Basic Flowchart) и функциональная блок-схема (Cross Functional Flowchart) блок-схема. Различия у них  только в том, что на функциональной блок – схеме отображаются участники процесса (подразделение / должность) в виде дорожек,  а на простой – одна дорожка, без участников.  Блок схема в простом формате представляет алгоритм выполнения бизнес-процесса. В функциональной диаграмме на каждой дорожке отображаются те шаги процесса, те функции, которые выполняет участник процесса с этой дорожки. Это моя самая любимая нотация, я дополняю ее подробным описанием каждого шага процесса – в таблице, и считаю такое описание достаточно для того, чтобы реально работать с процессами.

Ниже приведены схемы процессов из группы “документооборот и контроль исполнительской дисциплины”. Это самый нижний уровень КАРТЫ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ. Каждый процесс и шаг процесса имеет свой идентификатор, уникальный в иерархии КАРТЫ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ.

Обработка документа
Рассмотрение документа
Выполнение заданий и контроль исполнения