Менеджеры несут ответственность за контроль в организации, и обязанностью менеджера является повышение эффективности системы контроля организации.
Контроллинг – это последние шаги управления, где оценивается, как работает реализованный план, и предпринимаются действия.
Вот 9 принципов эффективной системы управления:
Эти 9 принципов должны соблюдаться. Это больше, чем просто принципы. Это рекомендации для менеджеров по разработке системы управления, которая работает.
1. Соответствие управления планам и положению
Методы контроля должны отражать планы, которым они предназначены следовать. Менеджеры нуждаются в информации, которая скажет им, как планы и проекты, которыми они управляют, за которые они несут ответственность, прогрессируют.
Органы управления также должны быть адаптированы к позициям, то есть они могут различаться между позициями.
Некоторые методы контроля, такие как стандартные часы и затраты, бюджеты и различные финансовые коэффициенты, имеют общее применение в различных ситуациях.
Тем не менее, ни один из этих методов не является полностью применимым в любой конкретной ситуации. Поэтому руководители должны знать о критических факторах в своих планах, требующих контроля, и они должны использовать подходящие им методы и информацию.
Средства контроля также должны отражать место в организации, в котором лежит ответственность за действия, что позволяет менеджерам исправлять отклонения от планов.
2. Обеспечение гибкости в управлении
Гибкость является еще одной важной характеристикой эффективной системы управления. Это означает, что сама система управления должна быть достаточно гибкой, чтобы приспосабливаться к изменениям.
Другими словами, средства управления должны оставаться работоспособными перед лицом измененных планов, непредвиденных обстоятельств или явных сбоев.
Иллюстрацией может быть организация, чьи разнообразные производственные линии требуют большое количество различного сырья. Система управления запасами компании должна иметь возможность управлять и контролировать текущие уровни запасов для всех материалов.
Когда изменение в продуктовой линейке меняет количество необходимого сырья или когда изменяются требуемые количества любого из существующих материалов, система управления должна быть в состоянии соответствовать пересмотренным требованиям.
3. Обеспечение точности
Системы контроля также должны быть точными управленческими решениями, основанными на неточной информации, которые могут оказаться дорогостоящими и вредными.
Если, например, оценки продаж искусственно высоки, менеджер может, либо сократить рекламу в предположении, что она больше не нужна, либо увеличить рекламу для повышения продаж.
В любом случае, действие может быть неуместным.
Точно так же менеджер, не подозревая о скрытых издержках производства, может указать цену продажи намного ниже, чем желательно. Точность систем управления имеет большое значение в предотвращении таких разрушительных выбросов.
4. Объективность контроля
Насколько это возможно, информация, предоставляемая системой управления, должна быть объективной.
Если, с другой стороны, средства управления являются субъективными, личность менеджера или руководителя может повлиять на суждения об эффективности и сделать их менее точными.
Таким образом, система контроля в идеале должна предоставлять объективную информацию руководителю для оценки и действий.
5. Достижение экономии средств
Ограничивающий фактор контроля: системы – это их стоимость.
Таким образом, чтобы быть эффективными, средства управления должны стоить своей стоимости.
Хотя это звучит просто, это очень трудно сделать. Если с учетом работы и размера предприятия контроль, вероятно, будет экономичным.
Если быть точным, методы и подходы контроля можно назвать эффективными, когда они выявляют фактические или потенциальные отклонения от планов с минимальными затратами.
6. Улучшение контроля
Системы управления и информация, конечно, предназначены для того, чтобы помочь отдельным менеджерам выполнять свои функции контроля.
Если они не относятся к типу, который менеджер может или будет понимать, они не будут полезны.
Если менеджеры не могут понять информацию, они не будут полезны.
7. Выявление исключений
Один из лучших способов сделать контроль эффективным – это убедиться, что он предназначен для выявления исключений.
Фактически, средства управления, которые концентрируются на исключениях из запланированных показателей, позволяют менеджерам извлечь выгоду из проверенного временем принципа исключений и обнаружить, что эти области требуют их внимания.
8. Подгонка системы контроля к организационной культуре
Эффективная система контроля должна соответствовать организационной культуре.
9. Обеспечение корректирующих действий посредством контроля
Эффективная система контроля будет раскрывать информацию о том, где происходят сбои, и кто несет ответственность за эти сбои, и обеспечит принятие определенных корректирующих действий.
Контроль оправдан, только если отклонения от планов исправлены соответствующим органом.
На самом деле, принятие надлежащих корректирующих действий требует достаточных полномочий для выполнения этой задачи.
Эффективная система контроля важна для организации, чтобы работать должным образом и достигать своих целей. Любая хорошая система управления пройдет эти 9 принципов.
Если какая-либо его часть игнорируется, тогда управление ресурсами организации будет очень сложным процессом для менеджеров.
