В продолжение темы КАРТА БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ – процессы закупок или поставок, как кому нравится. Этот текст можно было бы назвать «вопросы по откатам, которые вы никогда не задавали – и правильно делали». Постараюсь в описании процессов указывать места, способствующие получению незаконного обогащения за возможность осуществить поставку.
Взятку здесь не рассматриваю, так как она имеет более широкое применение и дается должностному лицу не только за решение о покупке, но и за любые действия в интересах взяткодателя. Откат же связан именно с закупками. Денежное вознаграждение в виде процента или фиксированной суммы за выбор наименее выгодного для предприятия или государства предложения называется откатом.
В IT терминологии слово «откат» означает возврат системы в некоторое предыдущее состояние, то есть откат назад — символично!
В КАРТЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ все блоки, в том числе и блок ПОСТАВКИ, можно разделить на группы процессов — Планирование, Поддержка, Выполнение, Качество и Расчеты.
Рассмотрим каждую группу процессов отдельно.
Планирование
Если вы живете за счет «откатов», эту группу процессов можно спокойно пропустить. Что здесь планировать, просто ищите тех, кто даст вам больше. Часто отсутствие процессов планирования, внятных стратегий и целей по поставщикам и цепочкам поставок говорят о наличии схем откатов. Конечно, бывает и такое, что разрабатываются фиктивные стратегии закупок. Но поскольку в таких документах принято использовать правильные слова и идеи, можно обнаружить несоответствия между заявленными целями и фактом. В группу планирования также включаются процессы управления отношениями, изменением отношений и прерыванием сотрудничества с поставщиком, подрядчиком или партнером. Это хорошие процессы. Если вы собираете всю информацию о поставщике – качество работ, отклонения по срокам и бюджету, лояльность вашему предприятию или государству – вы управляете отношениями с вашим поставщиком. Если вы ничего такого не делаете – будьте готовы к проблемам. Кстати, наличие такой базы данных по поставщикам является очень хорошей профилактикой откатов.
Поддержка
Все процессы обеспечения, обслуживания и сопровождения других, более важных, основных процессов.
Сюда можно отнести все вспомогательные процессы, которые позволяют планировать и управлять поставками и поставщиками. Чаще всего это процессы автоматизации реестра поставщиков, управления тендером, платежами, эффективностью поставщика и его продукта. С точки зрения «откатов» это не интересные процессы, хотя отсутствие актуальной базы данных по закупкам и поставщикам очень облегчает получение откатов и делает практически невозможным их обнаружение в прошлом.
Выполнение
Или управление тендерами. Здесь сгруппированы основные процессы закупок – разработка требований к поставщику и его продукции, поиск поставщиков с лучшими предложениями цена / качество, получение и оценка предложений, а также выбор поставщика. Именно здесь зарыты основные предпосылки к «откатам». Рассмотрим подробнее.
Разработка требований к поставщику и его продукту (услуге)
Это фактически спецификация, описание того, что вы хотите купить. Требования к поставщику – это требования к поставке, поддержке и обслуживанию продукта (услуги). Это критерии, по которым выбирается продукт (услуга) и его поставщик. Если делать все правильно, требования должны разрабатывать те специалисты, которые заинтересованы в качестве приобретаемого продукта (услуги). Требования оформляются в виде заявки на закупку необходимого продукта (услуги) и обосновываются с точки зрения экономической целесообразности этого приобретения. Если делать неправильно – требования разрабатываются под определенного поставщика, который даст вам самый большой «откат». И вот, попробуйте найти разницу между правильным и неправильным описанием продукта (услуги). Для того, чтобы разобраться в требованиях необходимо провести независимую техническую экспертизу. И кто может себе это позволить? Это самый скользкий момент в закупках. Поэтому, разработка и согласование требований к поставщику и его продукту (услуге) является важнейшим, ключевым процессом в закупках.
Все остальные процессы – следствие правильно или неправильно разработанных требований к продукту (услуге) и его поставщику:
- Приглашаем поставщика к участию в тендере и передаем ему свои правильные / неправильные требования
- Поставщик разрабатывает свое предложение – как и за сколько он выполнит наши правильные / неправильные требования
- Мы получаем и оцениваем предложения поставщика – насколько его предложение соответствует нашим правильным / неправильным требованиям
- На основании результатов оценки поставщиков – выбираем того поставщика, который будет выполнять наши правильные / неправильные требования
Вот и весь тендер. Есть разновидности, но суть не меняется. Если вы разработали правильные требования, всегда можно найти отклонения между тем, что вы хотели, и что купили. И привлечь к ответственности. Если требования неправильные и изначально согласованы с поставщиком – шансы найти кто виноват ничтожны.
Качество
Хорошие процессы, но все они выполняются после факта приобретения продукта (услуги). Можно, конечно, подстраховаться и платить по мере эксплуатации, но, как правило, это не помогает. Процессы качества – это все процессы управления эффективностью поставщика / подрядчика / партнера. В эту группу включаются процессы мониторинга качества продукта (услуги), предоставленного поставщиком, и процессы управления (формирование, отслеживание, закрытие) претензиями к поставщику. Результаты этого мониторинга можно использовать при повторных закупках у этого поставщика. Если, конечно, вы эти результаты храните.
Расчеты
Здесь все просто, это процессы согласования и управление платежами с поставщиком / субподрядчиком / партнером, а именно:
- Оценка возврата инвестиций в поставщика / субподрядчика /партнера
- Сдача – приемка продукта (услуги) от поставщика / субподрядчика / партнера
- Получение и оценка счета от поставщика / субподрядчика / партнера
- Согласование и утверждение счета от поставщика / субподрядчика / партнера
Вот такие они процессы закупок.